一、概述

在企业管理中，常常会遇到需要保管某些重要文件或资料的情况。而一个企业的会计部门通常具有较高的信誉度和安全性，因此，将这些文件或资料暂时交由会计部门保管，成为了一个较为普遍的做法。本文将从如下五个方面，分别进行阐述。

二、为什么选择会计部门？

1. 信誉度高。

会计部门是企业管理中较为重要的部分之一，其存在着合法性、合规性等各个方面的保证，因此，会计部门在企业内部的信誉度较高。

2. 安全性较强。

会计部门的保管工作不仅需要保证资料/文件资产的安全与完整性，还需要保证资料/文件的机密性。因此，其工作方式等因素都比较具有安全性。

3. 内部流程较为成熟。

最后，会计部门在企业内部的工作流程与各个部门紧密关联，有望提高文件/资料保管的评估与审批速度，协助企业快速处理各种相关业务。

以上几点原因，都可以说明为什么会计部门成为一个比较理想的文件/资料保管者。

三、怎样进行保管？

1. 登记流程。

将需要暂时保管的文件/资料进行登记。登记流程可以包含以下内容：

（1）登记人：记录登记人的姓名与时间。

（2）文件/资料名称：记录文件/资料的名称以便后续查询。

（3）文件/资料数量：记录文件/资料的数量与所在位置。

（4）接收人：记录接收人的姓名与时间。

2. 储存方式。

文件/资料提供方应提供足够的储存空间，保障文件/资料的完整性。同时，会计部门要根据不同的文件/资料类型建立相应的存储规范。

（1）纸质文件：应该放置在封存的文件柜或锁柜内。

（2）电子文件：应该保存在密码保护的电脑里，有需要时通过电子邮件等方式提供给接收人。

（3）小型资产：应该放置在由接收方签名的小型资产清单中，并加以标注和封存。

3. 保密措施。

会计部门要做好对保密资料的保障工作，采取措施防止机密信息泄露。

（1）保护措施：对登记完毕的资料进行密码加密或者采取其他措施保障机密性与安全性。

（2）限定访问：工作人员可以访问到这些文件，管理者同时为其量身制定职责，防止财务风险等意外出现。

（3）变更记录：对于修改记录，要进行详细的记录并确保所有人都可以查看到变更记录。

以上措施，分别从登记流程、储存方式、保密措施等方面，对文件/资料的保管进行规范明确，提高资产保管工作的质量与效率。

四、需要注意哪些事项？

1. 保管期限。

会计部门应当根据实际需求对保管期限进行规定，确保各项文件/资料保管不超过合理期限，不予滞留。

2. 防止遗失或破坏。

尤其是纸质文件在浸水或人为施破坏等情况下，需要采取紧急措施妥善保管。

3. 对接收人信息的核实。

会计部门应当对接收人信息进行核实，防止非法人员私自取去文件/资料，引入安全隐患。

4. 清点工作。

接收方在接受文件/资料之前，应当清点数量与内容，防止丢失或遗漏问题。

五、总结

可暂由会计部门保管，对Enterprise来说，在资产保护方面，是一个既经济又高效的办法。相关人员、部门对文件/资料进行登记、储存、保密、核实等方面的步骤，可达到确保资产安全的最佳状态。当然，在实际操作中尤其需要各个部门之间的紧密配合，才能更好地兑现本文的内容。

保管会计档案的人员不得由兼任

1. 保管会计档案的重要性

会计档案是企业进行会计核算和财务管理的基础，包括会计账簿、凭证、报表、证明文件等，反映了企业的财务状况和经营情况。这些档案具有重要的法律效力，是企业财务管理和经营决策的依据，也是税务、工商、保险等部门查核的重要依据。因此，保管会计档案的人员必须具备专业技能和严格的保密意识，对档案的完整性、准确性、及时性、保密性等方面进行严格把控，确保档案的安全可靠。

2. 兼任保管会计档案的风险

保管会计档案的责任十分重大，需要专人负责。如果同一人员兼任多个职务，容易引起风险和问题，主要表现为以下几方面：

（1）保管行为失职。由于兼任职务过多，工作压力大，保管人员可能无法及时、准确地处理和保管会计档案，导致档案的错误或丢失等事故。

（2）内部欺诈。即保管人员利用职务之便，盗窃、篡改或伪造会计档案，危及企业财产和利益。

（3）外部攻击。由于保管人员对会计档案的保密管理不当，可能造成会计信息泄露，被黑客、病毒等恶意攻击，企业的财务状况和经营情况遭到侵犯。

（4）企业管理不规范。如同一人员既负责档案保管，又参与了会计核算、财务审计等方面的工作，难以保持独立客观审计的原则，影响企业的管理水平和形象。

3. 兼职保管会计档案的法律规定

《中华人民共和国会计法》第五十三条规定：“企业必须设立专门的会计机构，保证会计工作的独立性和真实、合法、规范地开展。会计机构的人员必须有会计从业资格证书，从事会计工作的人员必须遵守会计职业道德，保守会计机密”。

《中华人民共和国档案法》第十二条规定：“目录、原始记录、电子文件等档案材料由立案登记后的机构或者个人负责保管。档案管理人员必须严格履行保管档案的职责，确保档案的保存安全和秩序”。

根据以上法律规定，可以明确保管会计档案的人员必须具备专业资格和严格保密意识，且不得兼职从事其他工作。

4. 保管人员不得兼职的理由

（1）保证保管工作的独立性。如果同一人员兼任多个职务，难以保证会计档案的独立性和客观性，容易产生内部欺诈等问题。

（2）保障会计信息的准确性。由于保管人员必须熟悉会计知识和操作规程，如果时间被分散到其他工作中，容易影响其对会计核算和信息披露的准确性。

（3）保证会计档案的安全。同一人员兼职时，难以保证对会计档案的保密性和安全性的维护，会造成档案数据泄漏的风险。

5. 保障保管人员不兼职的措施

（1）设立专门机构。企业应该设立专门的会计部门和档案管理部门，明确工作职责和责任，配备专职的会计和档案管理人员，并建立与职务独立、相互协作的机制。保证会计档案按规定时间、合法途径进行检查和存档，确保档案的安全可靠。

（2）规定专职人员权限。对于保管人员的权限要明确定位，不允许将其他职务和权限混合在一起。严格按照相应的规定、程序和流程操作，确保会计档案保存的安全、完整和可靠。

（3）加强监管。对会计档案的保管工作加大监管力度，保持内部和外部的透明度和监督。企业应当在内部建立健全的管理制度和监测机制，加大对保管人员的技能和保密意识的培训和考核，保障其专业能力和行为规范。

（4）强化法律责任。对于保管人员由于兼职其他职务而造成会计档案丢失、损坏、泄露等问题，应当依法追究其相应的法律责任，并加大处罚幅度，提高违法成本，对违法行为形成震慑作用。

6. 结论

综上所述，保管会计档案的人员不得由兼任的原因，是确保会计档案数据的准确、可靠和安全的必要条件。企业应加大对会计档案的保管工作的重视和管理力度，配备专职人员和专业技术，为保证会计档案的独立性、保密性和安全性提供充分的保障和支持。同时，提高保管人员的职业素养和业务技能，完善制度，加强监管，使得保管人员正常履行职责，为企业的发展和经营管理提供坚实有力的支撑。